Fuar Sonrası Yapılacaklar: 16 Maddelik İhracat Listesi

Fuar sonrası neden ilk günler önemlidir?

Fuarda onlarca firmayla tanışırsınız; ziyaretçiler de aynı gün birçok standı gezer. Fuar bittikten sonra geçen her gün, hatırlanma ihtimalinizi düşürür. Bu yüzden fuar dönüşü yapılacaklar listesini fuardan önce hazırlayın ve dönüşte sırayla uygulayın. Fuar sonrası müşteri takibi, "alıcı bulma" sürecinin devamıdır; hedef pazarı seçmek için ihracat pazar araştırması rehberimize bakabilirsiniz.

16 maddelik liste bir bakışta

1. aşama: Verileri toplayın, temizleyin, etiketleyin

1. Tüm verileri Excel'e aktarın. Kartvizitleri, kayıt formlarını ve fuarda aldığınız notları tek bir tabloda toplayın. Tablonuzda en azından şu sütunlar olsun: ad, şirket, ülke, e-posta, ürün ilgisi, durum, not, bir sonraki adım ve tarih.

2. E-postaların doğruluğunu kontrol edin. Elle yazılmış kartvizit bilgilerinde yazım hatası olur. Hatalı adres, e-posta gönderiminizin teslim oranını düşürebilir. Göndermeden önce adresleri gözden geçirin.

3. CRM'e kaydedin ve notlarınızı ekleyin. Excel geçici bir durak olsun; kayıtları CRM'e taşıyın ve her kişiye fuardaki konuşmanızdan bir not ekleyin (hangi ürüne ilgi gösterdi, hangi miktarı sordu). Neden ve nasıl geçileceğini Excel'den CRM'e geçiş rehberimizde anlattık. İhracata özel bir CRM arıyorsanız Axporter da seçeneklerden biri olabilir.

9. Daha önceden verisi olanları işaretleyin (Lead). Fuardan önce de listenizde olan, daha önce iletişim kurduğunuz firmaları "Lead" olarak etiketleyin; bunlarla zaten bir geçmişiniz var.

10. İlk defa ziyaret edenleri işaretleyin (New). Fuarda ilk kez tanıştığınız firmalar "New" olsun. İki grubun mesajı farklıdır: Lead'e "görüştüğümüz konuya devam" diyebilirsiniz, New'e kendinizi kısaca tanıtırsınız.

2. aşama: İletişime geçin

6. Toplu e-posta çıkmadan e-posta ayarlarınızı yapın. Toplu gönderimden önce alan adınızın e-posta kimlik doğrulama ayarlarının (SPF, DKIM ve DMARC) yapıldığından emin olun; aksi hâlde e-postalarınız spam klasörüne düşebilir. Gönderici kuralları için Gmail ve diğer e-posta sağlayıcılarının güncel gönderici kılavuzlarına bakın. Gönderim araçlarının güncel koşullarını kendi sağlayıcınızdan kontrol edin.

7. Toplu bir e-posta çıkın ve teşekkür edin. Fuar sonrası e-posta, takibin en görünür adımıdır: fuardan sonraki ilk günlerde kısa, kişiselleştirilmiş bir teşekkür e-postası gönderin. "Standımızı ziyaret ettiğiniz için teşekkürler" ile başlayın, fuarda konuştuğunuz bir konuya değinin ve tek bir net sonraki adım önerin. Örnek metni aşağıda verdik.

8. Satışa yakın olanlarla özel ilgilenin. Toplu e-postayı beklemeden, teklif ya da numune isteyen, miktar soran veya bir sonraki toplantıyı öneren firmalara ayrıca ve kişisel olarak yazın ya da arayın. Bu firmalar listenizin en sıcak kısmıdır.

4. LinkedIn'den o şirketleri takip edin. Fuarda tanıştığınız şirketlerin LinkedIn sayfalarını takip edin; böylece paylaşımlarını görür ve bir sonraki iletişimde güncel bir konu bulursunuz.

5. LinkedIn'den o kişileri ekleyin. Tanıştığınız kişilere, fuardan bahseden kısa bir not ile bağlantı isteği gönderin ("Fuarda [ürün] hakkında konuşmuştuk"). Notsuz istekler genellikle daha az kabul görür.

3. aşama: Teklif ve telefonla takip

14. Teklif isteyenlere teklif gönderin. Teklif talebini geciktirmeyin; fiyat, teslim şekli ve geçerlilik süresini net yazın. Ön fatura (proforma) hazırlıyorsanız proforma fatura nedir sayfamıza bakın.

15. Teklif e-postalarını açanları telefonla arayın. E-posta takip araçlarında bir teklifi açanları görebiliyorsanız, bu firmalara birkaç gün içinde telefonla ulaşın. Aramanın amacı baskı yapmak değil, "teklifi inceleme fırsatınız oldu mu, sorusu var mı" diye sormaktır. Takip araçlarının e-posta açılma bilgisi her zaman doğru olmayabilir (bazı e-posta istemcileri açılmaları otomatik kaydeder); bunu kesin kanıt değil, bir ipucu olarak kullanın.

4. aşama: Web sitesi, reklam ve kayıt

12. Hepsini web sitenize tıklamaya teşvik edin (SEO). Teşekkür e-postasına ürün sayfanıza, kataloğunuza veya ilgili bir blog yazınıza link koyun. Amaç, ilgilenenlerin sitenizde dolaşması ve ilgi alanlarının ortaya çıkması; ziyaretçi sayısının tek başına sıralamayı artırdığı iddia edilemez, ama hangi içeriğin ilgi gördüğünü öğrenirsiniz. Linklere UTM etiketi ekleyin ki hangi e-postadan geldiklerini görebilesiniz.

16. Fuar sonrası web sitenizi ziyaret edenlere bakın. Fuardan sonraki günlerde web sitenize gelen trafiği analiz aracınızda inceleyin: hangi ülkelerden, hangi sayfalara, hangi e-postadan gelindi? Veriyi toplu ve anonim düzeyde değerlendirin; kişisel veriyi KVKK ve GDPR kurallarına uygun işleyin.

13. Tüm gelişmeleri CRM'e kaydedin. Her görüşme, e-posta ve teklif sonrası CRM'i güncelleyin; sonraki adım ve tarih mutlaka yazılı olsun. Bu madde fuar sonrası boyunca sürer.

11. 3 ay sonra listeye bir dijital reklam tanıtımı çıkın. Üç ay sonra, henüz karar vermemiş firmalara hatırlatıcı bir tanıtım yapın. LinkedIn veya diğer reklam platformları, kendi iletişim listenizi hedef kitle olarak kullanmanıza izin verebilir; platformların güncel koşullarını ve veri paylaşımı kurallarını kontrol edin, listedeki kişilerin ilgili izinleri olduğundan emin olun.

Örnek teşekkür e-postası

Aşağıdaki metin bir şablondur; [köşeli parantezli] yerleri kendi bilginizle doldurun.

Konu: [Fuar adı] sonrası: [Ürün] hakkında

Merhaba [Ad],

[Fuar adı] fuarında standımızı ziyaret ettiğiniz için teşekkür ederiz. [Fuarda konuştuğunuz konu] hakkında konuşmuştuk; size [katalog/ürün sayfası] linkini gönderiyorum: [link].

[Bir sonraki adım: numune, teklif, kısa bir online görüşme] için uygun olduğunuz bir gün var mı?

Saygılarımla, [Ad Soyad], [Firma]

Teşekkür ve teklif e-postalarında kullanacağınız İngilizce terim ve kalıplar için dış ticaret İngilizcesi rehberimize bakın. Fuarda tanışmadığınız yeni alıcılar için ücretsiz müşteri bulma siteleri yazısı yol gösterir.

Sık yapılan hatalar

• Geç kalmak: Haftalarca beklenen takip, fuarda kurulan sıcaklığı kaybettirir.
• Herkese aynı mesajı göndermek: Lead, New ve satışa yakın firmaların mesajı farklı olmalı.
• E-posta ayarlarını yapmadan toplu göndermek: Teslim edilemeyen e-posta fırsat kaybıdır.
• Notları kaydetmemek: Fuardaki konuşma notlarınız takibin en değerli kısmıdır.
• İzinsiz toplu gönderim: Kartvizit paylaşımı her zaman pazarlama izni anlamına gelmez. Türkiye'de ticari elektronik ileti kuralları (İleti Yönetim Sistemi), kişisel veriler için KVKK, AB'deki alıcılar için GDPR geçerlidir; ilgili izin ve yükümlülükleri hukuk danışmanınızla teyit edin.
• Sadece e-posta ile yetinmek: Teklifi açanı telefonla aramak ve LinkedIn'den bağlantı kurmak ilgiyi artırır.
• Takibi tek seferle bitirmek: İlk e-postaya yanıt gelmezse birkaç gün sonra tek bir hatırlatma yapın, sonra üç ay sonraki tanıtımı bekleyin.

Fuardan önce ve sonra bir sonraki adım

Fuar sonrası takibi kolaylaştırmak için fuardan önce Excel şablonunuzu ve e-posta metninizi hazırlayın. İhracatın tüm adımlarını görmek için İhracat nedir ve nasıl yapılır? rehberine, araçlar için Kaynaklar sayfamıza bakabilirsiniz.

Müşteri bulma ve takip yöntemlerini uygulamalı öğrenmek isterseniz İhracat Kulübü'nün ücretsiz topluluğuna katılabilirsiniz. Alıcı bulma, e-posta ve ileri seviye müşteri takibini uygulamalı gösterdiğimiz eğitimler %1 İhracat Kulübü içinde yer alıyor.