Güvenilir İthalatçı ve Distribütör Nasıl Bulunur?

Güvenilir alıcı ve distribütör kime denir?

Güvenilir alıcı, gerçek bir şirket olan, kayıtlı ve ulaşılabilir, ticari geçmişi kontrol edilebilen ve sözleşme ile ödeme şartlarında tutarlı davranan taraftır. Türü ise ayrı bir sorudur. Satış yapacağınız tarafın rolü, ilişkinin şartlarını belirler:

Aşağıdaki doğrulama adımları hepsi için geçerlidir. Distribütör ve acente gibi uzun vadeli temsil ilişkilerinde ise ayrıca sözleşme ve münhasırlık konularına bakmanız gerekir (bu yazının sonunda).

1. Önce aradığınız alıcıyı tanımlayın

Doğrulama, neyi aradığınızı bilmeyi gerektirir. Alıcı profili çıkarın: hangi ülke, hangi tür alıcı (üretici, toptancı, distribütör), ürününüzü hangi kanalda satabilir, hangi hacimle çalışır? Profile uymayan adayı en baştan elemek, doğrulama iş yükünüzü azaltır.

Adayları nasıl bulacağınız bu yazının konusu değil. 23 yöntem için yurtdışı müşteri bulma: 23 yöntem rehberine, firma rehberleri için ücretsiz ihracat müşteri bulma siteleri yazısına bakın.

2. Kimlik: firma gerçekten var mı?

İlk soru basit ama en çok atlanan sorudur: bu şirket gerçekten var mı ve karşınızdaki kişi bu şirketi temsil ediyor mu? ABD Ticaret Bakanlığı'na bağlı Uluslararası Ticaret İdaresi (ITA), ön kontrolün amacını alıcının varlığını doğrulamak olarak tanımlıyor. Kontrol edebileceğiniz şeyler:

• Şirket kaydı: Şirketin bulunduğu ülkedeki resmî ticaret sicil kaydını bulun; unvan, adres ve yöneticiler sizin bildiğinizle uyuşuyor mu? Birçok ülkenin kamuya açık sicil verisi vardır; OpenCorporates gibi platformlar bu verileri tek yerde toplamayı amaçlar, ama ülkeye göre kapsam değişir.
• D-U-N-S numarası: Dun & Bradstreet, D-U-N-S numarasını firmanın kredi dosyasına bağlanan benzersiz dokuz haneli bir tanımlayıcı olarak anlatıyor. Numaranın olması firmanın tek bir kaydı olduğunu doğrulamayı kolaylaştırır; güvenilirliğin kanıtı değildir. Ayrıntı için D-U-N-S numarası sayfasına bakın.
• Web sitesi ve e-posta alan adı: Site gerçek bir işletme gibi mi görünüyor (iletişim bilgileri, yönetim, ürünler)? Alıcıyla yazıştığınız e-posta, sitenin alan adıyla uyuşuyor mu? ITA'nın ön kontrol ipuçları arasında yönetim bilgisinin olmaması, güncel olmayan telif yılı, yarım kalmış görünen site, uyuşmayan e-posta alan adı ve ana adres olarak posta kutusu sayılıyor.
• Adres ve telefon: Adres gerçek bir işyeri adresi mi, telefon çalışıyor mu? Türkiye'deki ihracatçı birliklerinin ithalat yönünde yayımladığı bir uyarıda, sahte firmaların web sayfalarında telefon numarası bulunmadığı ya da numaralarına ulaşılamadığı ve adreslerin asılsız olduğu belirtiliyor; aynı işaretler alıcı tarafında da geçerlidir.

Avrupa ve Afrika'da ülke sicilleri ve firma rehberlerinden aday bulmak ve kaydı kontrol etmek için Avrupa'da ihracat müşterisi bulma ve Afrika'da ihracat müşterisi bulma rehberlerine bakın.

3. Ticari geçmiş: bu alıcı ödüyor mu, bu işi yapıyor mu?

Kimliği doğrulanan firmanın ticari geçmişi de kontrol edilmelidir. ITA'nın alıcı doğrulama sayfası şu kaynakları sayıyor: bankalar, yabancı firmalar hakkında kredi bilgisi sunan ticari kuruluşlar, iş kütüphaneleri ve yabancı elçiliklerin ticaret bölümleri. Aynı sayfa, arama motoru sonuçlarının güncel ya da doğru olmayabileceği konusunda da uyarıyor. Pratik adımlar:

• Kredi raporu: D&B gibi kuruluşlar ödeme geçmişi ve kamuya açık yasal kayıtlar gibi bilgileri içeren raporlar sunar. Rapor ücretlidir ve kapsamı ülkeye göre değişir. ITA, temsilci ve distribütör seçerken en az iki destekleyici iş ya da kredi raporu almayı öneriyor. ITA'nın bir makalesi, bazı firmaların uluslararası kredi kuruluşlarınca bilinmeyecek kadar küçük olabileceğini, bu durumda en iyi yolun firmayla ilişki kurup karşılıklı güveni zamanla artırmak olabileceğini söylüyor.
• Referanslar: Alıcıdan ticari ve banka referansı isteyin ve gerçekten arayın. Referansı verilen kişilerin ulaşılabilir olması da bir işarettir.
• Banka: Kendi bankanız, yurtdışındaki muhabir bankaları üzerinden alıcının bankasından bilgi alınabilir mi diye sorun. ITA, bankaların yabancı şirketler hakkında geniş bilgiye erişebildiğini belirtiyor.
• İthalat geçmişi: Gümrük verileri, alıcının bu ürünü ithal edip etmediğine dair ipucu verebilir. Kapsamı ülkeye göre değişir. Ayrıntı için ithalat ihracat veritabanları ve gümrük verisi sayfalarına bakın.
• Ticaret müşavirliği: T.C. Ticaret Bakanlığı'nın Müşavire Danışın uygulamasıyla, ticaret müşavir ve ataşelerinden görev yaptıkları ülkelerle ilgili bilgi talep edebilirsiniz. Bakanlığın sayfası bunun bir firma güvenilirlik raporu hizmeti olduğunu söylemiyor; ne tür bilgi alabileceğinizi ilgili müşavirliğe sorun. Akdeniz İhracatçı Birlikleri'nin ülke bazlı uyarıları da şüpheli bir teklifte ilgili ticaret müşavirliğine danışılmasını öneriyor. Ayrıntı için ticaret müşavirliği sayfasına bakın.

ITA'nın bir makalesinde Bölge İhracat Konseyi üyeleri, yeni alıcılara standart bir soru formu göndermeyi öneriyor; makaleye göre sahtekârlar genellikle formu doldurmak için zaman harcamaz, yani doğruluğu kanıtlama yükü karşı tarafa geçer.

4. Davranış: talepler ve iletişim tutarlı mı?

Kimliği ve geçmişi temiz görünen bir alıcı bile davranışıyla uyarı verebilir. Şunlara dikkat edin:

• Beklenmedik, acelesi olan teklifler: ITA'nın Gana için yayımladığı uyarıda, istenmemiş alım teklifleri, neredeyse her durumda bir aciliyet duygusu ve işlemin gizli kalmasının vurgulanması dolandırıcılık işaretleri olarak sayılıyor.
• İşlemden önce çeşitli ücret talepleri: ITA'nın Gana uyarısında, işlemin yürütülmesi için çeşitli ücretlerin istendiği ve her ücretin sonuncusu gibi sunulduğu anlatılıyor. Türkiye'deki ihracatçı birliklerinin ülke uyarılarında (ithalat yönünde) da dolandırıcıların sertifika, menşe şahadetnamesi, ihracat izni, gümrükleme ya da taşıma gibi gerekçelerle ön ödeme istediği belirtiliyor.
• Fazla ödeme ve farkın üçüncü kişiye gönderilmesi: FBI'ın satıcılara yönelik bir uyarısı, fazla ödeme yapıp farkın üçüncü bir kişiye gönderilmesini isteyen alıcıları ve ödeme yapmadan önce malın gönderilmesini isteyenleri uyarı işareti sayıyor. Bu uyarı çevrimiçi satış bağlamında yayımlanmıştır; mantığı ihracatta da geçerlidir.
• Boş antetli kâğıt ve fatura talebi: ITA'nın Gana uyarısında, mağdurdan boş antetli kâğıtların ve faturaların banka bilgileriyle birlikte istendiği belirtiliyor.
• Sahte sitelerle kurulan sahte firmalar: Bakanlık kaynaklı bir uyarıyı aktaran İMMİB duyurusu (yaklaşık 2020, Polonya), Türk ithalatçıların tamamen sahte ad ve ürün çeşitliliğiyle kurulmuş sahte web siteleriyle dolandırılmaya çalışıldığını anlatıyor. Uyarı ithalat yönünde olsa da sahte firma ve sahte site yöntemi aynıdır: bir sitenin düzgün görünmesi firmanın gerçek olduğunu göstermez.

ITA'nın önemli bir hatırlatması var: Tek bir uyarı işareti genellikle firmanın sahte olduğunu göstermez. İşaret sayısı arttıkça risk büyür. Bu yüzden her işareti ayrı ayrı değil, toplamda değerlendirin.

Uyarı işaretleri kontrol listesi

Aşağıdaki işaretlerden birkaçını birden görüyorsanız ilerlemeden önce durun ve ilgili ticaret müşavirliğine, bankanıza danışın:

5. Distribütör ve acente seçerken ek olarak neye bakılır?

Alıcı sadece bir sipariş vermiyor, sizi bir pazarda temsil edecekse risk daha büyüktür; çünkü ilişki uzun sürer ve pazarın kapısını o kapatabilir. ITA, yabancı temsilci ve distribütör seçerken şu adımları sayıyor: şirketin geçmişi ve yöneticilerin özgeçmişi, ticari ve banka referansları, en az iki destekleyici iş ya da kredi raporu ve mümkünse ofis ve depoların yerinde görülmesi.

Sözleşme tarafında ITA'nın bir ülke rehberindeki genel uyarıları dikkat çekiyor: Münhasırlığı çok erken ya da çok geniş bir bölgede vermeyin, distribütörün anlaşmayı sürdürmek ya da yenilemek için karşılaması gereken özel hedefler belirleyin ve fesih için bir süre düşünün. Bunlar o rehberin ilgili ülke için yazdığı genel ilkelerdir; ülkenizin ve alıcınızın ülkesinin hukuku farklı olabilir. Münhasır distribütörlük sayfasına da bakın.

Sözleşmenin yazılı olması gerektiği ve asgari içeriği (malın adı ve miktarı, şartname, ödeme yöntemi, teslim, toplam değer ve taşıma) AB'nin Access2Markets sayfasında sıralanıyor. ICC de distribütörlük için bir model sözleşme yayımlıyor; bir avukatla çalışırken referans olarak kullanılabilir. Sözleşmeyi yabancı hukuk açısından bir hukukçuyla yazdırın.

6. Alıcı doğrulandı, ilk siparişte ne yapılır?

Doğrulama bir kez yapılıp biten bir iş değildir; ilişki ilerledikçe güven artar. İlk siparişte şu yaklaşım risk düşürür:

1. İlk siparişi küçük tutun. Ödeme güvencenizi ve alıcının davranışını test edin. Numune süreci de burada kullanılabilir.
2. Şartları yazılı ve net yapın. Teklif ve proforma faturada ödeme şekli, teslim, vade ve hesap bilgileri açık olsun.
3. Ödeme güvencesini riske göre seçin. Yeni alıcıda peşin ya da akreditif, tanıdık alıcıda vadeli satış daha olağandır. Ayrıntılı çerçeve için ihracatta tahsilat güvenliği ve ihracatta ödeme şekilleri yazılarına bakın.
4. Hesap değişikliklerini ikinci kanaldan doğrulayın. Sahte IBAN ve e-posta dolandırıcılığına karşı tahsilat yazısındaki adımları uygulayın.
5. Ödemeyi alın, sonra büyütün. Alıcıyı tanıdıkça sipariş hacmini ve vadeyi kademeli artırın.

Akdeniz İhracatçı Birlikleri'nin Tanzanya uyarısı, ters yönden de olsa aynı ilkeyi vurguluyor: Karşı firmanın güvenilirliği teyit edilmeden ve gerekli güvenceler (akreditif, mal mukabili ödeme vb.) alınmadan ödeme yapılmaması öneriliyor; ayrıca hukuk yoluyla zararın tazmininin genellikle mümkün olmadığı belirtiliyor. Yani önleme, sonradan tazminden daha güvenli.

Bu adımları diğer ihracatçılarla konuşmak isterseniz ücretsiz topluluğa katılın: Ücretsiz İhracat Kulübü

Güvenilir alıcı doğrulama kontrol listesi

Aday seçimi

• Alıcı profiline uyuyor mu (ülke, tür, kanal, hacim)?
• Alıcının rolü net mi (ithalatçı, distribütör, acente, broker)?

Kimlik

• Resmî sicil kaydını buldum, unvan ve adres uyuşuyor.
• Web sitesi ve e-posta alan adı tutarlı; adres ve telefon gerçek.

Ticari geçmiş

• Kredi raporu ya da banka bilgisi aldım; referansları aradım.
• Gümrük verisi ya da başka kaynakla ithalat geçmişine baktım.

Davranış

• Soru formunu ve referans isteğini yanıtladı.
• Aciliyet, gizlilik ya da ücret talebi yok.

Sipariş

• İlk sipariş küçük; şartlar yazılı; ödeme güvencesi riske uygun.
• Distribütör ya da acente ise sözleşme bir hukukçuyla yazıldı.

Sık yapılan hatalar

• Alıcıyı bulduktan sonra doğrulamayı atlamak
• Yalnızca web sitesine ve arama sonuçlarına bakmak
• Referansı almak ama aramamak
• Tek bir uyarı işaretini yok saymak ya da tek işarete bakıp iyi bir alıcıyı elemek
• Münhasırlığı hedef ve süre belirlemeden vermek
• Sahte talepte "kayıt bedeli", "işlem bedeli" gibi ücret istenmesine uymak
• İlk siparişte büyük hacim ve uzun vade vermek

Bu konuları uygulamalı öğrenmek ve sorularınızı sormak isterseniz İhracat Kulübü'nün ücretsiz topluluğuna katılabilirsiniz. Daha derin ve uygulamalı program için Skool'daki %1 İhracat Kulübü sayfasına göz atın.