İhracat Fiyat Teklifi Nasıl Hazırlanır?

İhracat fiyat teklifi nedir?

İhracat fiyat teklifi (quotation), satıcının yabancı alıcıya ürün, fiyat ve satış şartlarını yazılı olarak bildirdiği belgedir. Genellikle alıcının bilgi talebine ya da RFQ (Request for Quotation) adı verilen fiyat talebine cevap olarak hazırlanır. Alıcı teklifi kabul ederse sipariş, proforma fatura ve satış sözleşmesi süreci başlar. Ayrıntılı tanım için teklif sayfasına bakın.

Teklif, müşteri bulma sürecinin bir sonraki adımıdır. Alıcıyı bulma ve doğrulama adımları için yurtdışı müşteri bulma: 23 yöntem ve güvenilir ithalatçı ve distribütör nasıl bulunur yazılarına bakın.

Teklifte hangi bilgiler olmalı?

ABD Ticaret Bakanlığı'na bağlı Uluslararası Ticaret İdaresi (ITA), teklifte ve proformada yer alması gereken noktaları şöyle sayıyor: satıcının adı ve adresi, alıcının adı ve adresi, alıcının referansı, teklif edilen kalemler, birim ve toplam fiyat, ağırlık ve ölçüler, varsa iskontolar, satış koşulu (Incoterm, teslim noktası dahil), ödeme koşulları, tahmini sevk tarihi ve geçerlilik tarihi.

CBI (Hollanda'nın ithalat destek kuruluşu) gıda sektörü rehberlerinde, teklifte fiyatın hangi Incoterms kuralına ve hangi birime (genellikle net ağırlık) göre verildiğinin açık olması gerektiğini söylüyor. Aynı rehberler, ürün şartnamesinin ve ambalaj bilgisinin (tipi, boyutu, bir konteynere kaç palet sığdığı) teklife yazılmasını öneriyor. Bunlar gıda sektörüne yönelik tavsiyelerdir; ilkesi diğer sektörlerde de geçerlidir.

İhracat fiyatı nasıl hesaplanır?

Teklifin en zor kısmı fiyattır. ITA, ihracat fiyatlamasında maliyetten yola çıkan yöntemi (cost-plus) şöyle anlatıyor: yurt içi üretim maliyetine yönetim, Ar-Ge, genel giderler, forwarder ücretleri, distribütör marjı, gümrük masrafları ve kâr eklenir. ITA aynı sayfada, ihracat maliyetleri eklendiğinde fiyatın rekabetçi olmaktan çıkabileceği uyarısını da yapıyor.

İhracata özgü ek maliyet kalemleri vardır ve yurt içi satışta bulunmaz. ITA şunları sayıyor: pazar araştırması ve kredi kontrolü ücretleri, çeviri, danışman ve forwarder ücretleri, ürün uyarlaması ve özel ambalaj masrafları. İthalatçı tarafında gümrük vergisi, gümrük masrafları, kur dalgalanması, taşıma dahil işlem masrafları ve KDV gibi ek kalemler oluşur. Alıcının ülkesindeki vergi hesabını bilmeniz zorunlu değildir; ama alıcının toplam maliyetinin rekabetçi kalması gerektiğini bilmelisiniz. Alıcı ülkenin gümrük vergisi için gümrük vergisi hesaplama rehberine bakın.

Teslim şekli fiyatı nasıl değiştirir?

Aynı ürün için fiyat, seçtiğiniz teslim şekline göre değişir. AB'nin Access2Markets sayfası bunu FOB ve CIF örneğiyle anlatıyor:

Access2Markets, ithalat gümrük işlemini çoğu durumda alıcıya bırakmanın tavsiye edilebileceğini, ama alıcının toplam maliyetinin (landed cost) yine de rekabetçi kalması gerektiğini söylüyor. CBI'nin bir gıda rehberi ise az ihracat deneyimi olanların fiyatı yalnızca EXW ya da F kuralları üzerinden vermesinin daha güvenli olduğunu belirtiyor; çünkü bu kurallar lojistik ve gümrük masraflarını içermiyor ve bu masraflar ülkeler arasında farklılaşıyor. Yani yeni başlıyorsanız, kontrol edemediğiniz masrafları teklife katmamak riski azaltır.

Hangi teslim şeklini seçeceğinizi ayrıntılı öğrenmek için Axporter'ın Incoterms 2020 rehberine bakın.

Teslim şekli ve yeri neden teklifte yazılmalı?

ITA, Incoterms'in kimin nakliyeyi, sigortayı, belgeleri ve gümrük işlemlerini yönetip ödeyeceğini belirlediğini, ama malı tanımlamadığını, sözleşme fiyatını, ödeme yöntemini ve zamanlamasını ya da mülkiyetin ne zaman geçtiğini düzenlemediğini söylüyor. Ayrıca kullanılan Incoterms sürümünün (2010, 2020 vb.) açıkça yazılmasını istiyor. ICC'nin resmî sayfasına göre Incoterms 2020, 1 Ocak 2020'de yürürlüğe girdi ve teslim sırasında satıcı ile alıcının görev, maliyet ve risklerini netleştirerek pahalı yanlış anlamaları önlemeyi amaçlıyor.

Pratikte teklifte şöyle yazın: "FOB [yükleme limanı], Incoterms 2020". Yalnızca "FOB" demek, teslim noktasını belirsiz bırakır.

Geçerlilik süresi, kur ve fiyat revizyonu

Fiyat teklifleri zamanla geçerliliğini yitirir; hammadde fiyatı, navlun ya da kur değişebilir. Teklifte bunu şöyle yönetin:

• Geçerlilik süresi yazın. ITA geçerlilik tarihini teklifin ayrı bir kalemi olarak sayıyor. CBI'nin bir gıda rehberi, ürün pahalıldıkça ve piyasa fiyatları oynadıkça geçerlilik süresinin kısaltılması gerektiğini söylüyor. Aynı rehber, teklifin sizin onayınıza da tabi olduğunu yazmayı öneriyor.
• Para birimini açıkça yazın. CBI, teklifi sizin için en uygun para biriminde verebileceğinizi ama Avrupalı alıcıların euro tercih edebileceğini belirtiyor. Birleşik Krallık'ın business.gov.uk sitesi ise alıcının para biriminde fatura kesmenin sipariş kazandırabileceğini, ama kuru sabitlemediyseniz fiyatı da sabitlemiş olmadığınızı söylüyor.
• Kur riskini düşünün. business.gov.uk, kur riskini azaltma yolları arasında ödeme günündeki kuru belirlemeyi, olası kayıpları karşılamak için ek ücret koymayı, kısa vadeli ödeme koşulları pazarlık etmeyi sayıyor. Ayrıntı için kur riski sayfasına ve ihracatta tahsilat güvenliği yazısındaki kur bölümüne bakın.
• Uzun süreli taahhütlere dikkat edin. business.gov.uk, fiyatı kararlaştırırken taahhüt ettiğiniz zaman aralığının farkında olmanızı söylüyor.

Ödeme koşulunu teklifte nasıl ele alırsınız?

Ödeme koşulu teklifin içindedir; çünkü güvence düzeyini belirler. Seçim alıcıya göre değişir:

• Yeni ya da tanımadığınız alıcı: ITA, peşin ödemeyi alıcının yeni olduğu, kredi durumunun şüpheli ya da doğrulanamaz olduğu ya da ülke riskinin yüksek olduğu durumlarda düşünmeyi öneriyor. Aynı kurum, güvenilir kredi bilgisi bulunamadığında akreditifi bir araç olarak sunuyor ve akreditifin yüksek riskli durumlarda, yeni ilişkilerde ya da uzun vade istendiğinde önerildiğini, ama banka masraflarının yüksek olabileceğini belirtiyor.
• Peşin ödemenin bedeli: ITA, peşin ödemeyi talep etmenin alıcı için en az çekici seçenek olduğunu ve tek yöntem olarak ısrar eden ihracatçıların rakiplere kaybedebileceğini söylüyor.
• Açık hesap: ITA, açık hesabın ihracatçı için en yüksek riskli seçeneklerden biri olduğunu belirtiyor.
• CBI'nin yaklaşımı: Ödeme koşulunu baştan yazabilir ya da sonra konuşabilirsiniz; alıcı vadeli ödemek isterse sigorta maliyetlerini karşılamak için daha yüksek fiyat isteyebilirsiniz.

Ödeme şekillerini ve riski ayrıntılı görmek için ihracatta ödeme şekilleri ve ihracatta tahsilat güvenliği yazılarına bakın. Önerimiz: teklifte ödeme koşulunu belirsiz bırakmayın; yeni alıcıda peşin ya da akreditif gibi güvenli bir yöntemi baştan yazın, vade verecekseniz alıcıyı önceden araştırın.

RFQ'ya nasıl yanıt verilir?

RFQ, alıcının fiyat ve şartları yazılı istediği taleptir. Bağlayıcı bir sipariş değildir; alıcı birden fazla satıcıya yazar ve karşılaştırır. Yanıtınızın kalitesi ilk elemeyi belirler. Otorite kaynaklardan derlediğimiz iyi uygulamalar:

1. Hızlı yanıt verin. CBI'nin bir ihracat rehberi 24 saat içinde yanıt vermeyi bir standart olarak öneriyor; ayrıntılar sonra gelecekse bile talebi aldığınızı bildirmenizi söylüyor. ITA'nın aktardığı bir ihracat konseyi üyesi, bilinmeyen alıcıya ilk 1–2 günde şirketi tanıtan kısa bir yanıt verip alıcıdan şirketi ve talebi hakkında bilgi istediğini anlatıyor.
2. Maddeleri tek tek yanıtlayın. CBI, alıcının sorularını fiyat, hacim, sertifikalar, teslim süresi ve sevkiyat gibi başlıklarda sırayla yanıtlamayı öneriyor.
3. Belirsiz talebi netleştirin. CBI, talep net değilse ya da sorunuz varsa alıcıdan açıklama istemenizi söylüyor.
4. Teknik şartnameyi ekleyin. CBI, tam ürün şartnamesini (teknik veri formu) ek olarak göndermeyi öneriyor.
5. Numune isteğini değerlendirin. CBI, alıcının isteği üzerine numune göndermeyi öneriyor ve sonradan sevk edilen ürünün numuneyle birebir örtüşmesinin önemini vurguluyor (kahve rehberinde). Numune sayfasına bakın.
6. Fazla vaat vermeyin. CBI, "fazla vaat edip az teslim etmeyin" diyor.
7. Bilinmeyen alıcıyı doğrulayın. İlk RFQ'da fiyat yazmadan önce alıcıyı tanıyın. ITA'nın bir makalesinde Bölge İhracat Konseyi üyeleri, yeni alıcıya standart bir soru formu göndermeyi öneriyor. Doğrulama adımları için güvenilir ithalatçı ve distribütör nasıl bulunur yazısına bakın.

Teklif, proforma fatura ve sözleşme arasındaki fark

Üç belge aynı sürecin farklı aşamalarıdır:

ITA, proforma faturayı fatura biçiminde bir teklif olarak tanımlıyor ve alıcının bunu ithalat lisansı başvurusu, akreditif açma ya da döviz transferi için isteyebileceğini söylüyor. Aynı kurum, proformanın teklifle büyük ölçüde aynı bilgileri taşıdığını ve çoğu zaman onun yerine kullanılabileceğini, kesinleşince ticari faturaya dönüşeceğini belirtiyor. Türkiye'de Uludağ İhracatçı Birlikleri'nin rehberi de teklif belirten faturaya "proforma", kesin olanına ise "orijinal" fatura dendiğini ve proforma faturanın mali yükümlülük yaratmadığını anlatıyor. Proformanın nasıl hazırlanacağı için ihracat proforma fatura örneği yazısına bakın.

Teklifin hukuki bağlayıcılığı ülkeye ve teklifin ifadesine göre değişir. Kesin ifade kullanmayın ("fiyat nihaidir" gibi) ve geçerlilik süresi ile onay şartını yazın; sözleşmeyi yabancı hukuk açısından bir hukukçuyla yazdırın. Sözleşmenin yazılı olması gerektiğini ve temel içeriğini (mal adı ve miktarı, şartname, ödeme yöntemi, teslim adresi ve zamanı, teslim şartları, toplam değer, taşıma şekli) AB Access2Markets sayfası sıralıyor.

Örnek ihracat fiyat teklifi şablonu (temsili)

Aşağıdaki şablon temsilidir; köşeli parantezli alanları kendi bilgilerinizle doldurun. Rakamlar yoktur, çünkü fiyat ürününüze ve pazarınıza göre değişir.

İhracat fiyat teklifi kontrol listesi

Hazırlık

• Alıcının talebini ve beklediği şartnameyi okudum; belirsiz olanı sordum.
• Alıcıyı doğruladım (yeni alıcıysa) ve ödeme güvencemi belirledim.

Fiyat

• Maliyet bileşenlerini ve ihracata özgü ek masrafları hesaba kattım.
• Teslim şeklini ve yerini seçtim; Incoterms sürümünü yazdım.
• Para birimini ve kur riskini düşündüm.

Teklif

• Tüm alanlar (taraflar, ürün, miktar, fiyat, teslim, ödeme, süre, geçerlilik) dolu.
• Geçerlilik süresi ve "son onaya tabidir" ifadesi var.
• Şartname ve gerekirse numune planı ekli.

Sonrası

• Kabul gelirse proforma ve sözleşme adımlarına geçilecek.
• Yanıt süresini ve takip tarihini not ettim.

Sık yapılan hatalar

• Yalnızca "FOB" ya da "CIF" yazıp teslim noktasını ve Incoterms sürümünü belirtmemek
• Fiyata kontrol edemediğiniz lojistik masrafları katmak ve rekabeti kaybetmek ya da hesaba katmamak ve zarar etmek
• Geçerlilik süresi koymamak
• Para birimini ve kur riskini yok saymak
• Ödeme koşulunu açık yazmamak
• Alıcıyı tanımadan düşük fiyat ve uzun vade vermek
• RFQ'ya geç ya da eksik yanıt vermek
• Teklif ile proformayı, proforma ile resmî faturayı karıştırmak

Bu konuları uygulamalı öğrenmek ve sorularınızı sormak isterseniz İhracat Kulübü'nün ücretsiz topluluğuna katılabilirsiniz. Daha derin ve uygulamalı program için Skool'daki %1 İhracat Kulübü sayfasına göz atın.