Sipariş onayı nedir?
Order confirmation · Belgeler · Son güncelleme:
Diğer adları: Order confirmation · Sales confirmation
| Düzenleyen | Satıcı (ihracatçı) |
|---|---|
| Ne zaman hazırlanır | Alıcı teklifi kabul edip sipariş verdikten sonra, sevkiyattan ve ödemeden önce |
| Kimde bulunur | Satıcıda ve alıcıda birer nüsha; ticari yazışmanın kaydıdır |
| Ne için kullanılır | Sipariş şartlarını yazılı teyit etmek ve sonradan çıkabilecek anlaşmazlıkları azaltmak |
| Zorunlu mu | Zorunluluğu mevzuata ve sözleşmeye göre değişir; ticari uygulamada yaygın bir teyit adımıdır |
Sipariş onayı nedir?
Sipariş onayı, alıcının verdiği siparişe satıcının verdiği yazılı cevaptır. Satıcı bu belgede siparişi hangi şartlarla kabul ettiğini tek tek yazar: ürün ve şartname, miktar, birim fiyat ve para birimi, teslim şekli ve noktası, ödeme koşulu, tahmini teslim süresi. Böylece iki tarafın aynı şartları anladığı kayda geçer.
Süreçteki yeri şöyledir: satıcı önce teklif verir, alıcı kabul ederse sipariş gelir, satıcı sipariş onayıyla şartları teyit eder. Ardından proforma fatura ve gerekiyorsa satış sözleşmesi hazırlanır. Teklif fiyatı ve şartları bildirir; sipariş onayı ise gelen siparişin kabulünü bildirir. Proforma fatura teklifin fatura biçimindeki ön halidir; sözleşme tarafların hak ve yükümlülüklerini yazılı olarak belirler.
Siparişin kabulünün hukuki sonucu ülkeye, sözleşmeye ve belgenin ifadesine göre değişir. Bu yüzden sipariş onayını yazarken kesin ve açık ifadeler kullanın, teklifteki geçerlilik ve satıcı onayı şartlarıyla çelişmesin. Ayrıntıda hukukçunuza danışın.
Sipariş onayı nasıl işler?
- Alıcı, kabul ettiği teklife dayanarak yazılı sipariş gönderir.
- Satıcı siparişi teklifle karşılaştırır; ürün, miktar, fiyat, teslim şekli ve ödeme koşulunda fark olup olmadığına bakar.
- Fark varsa alıcıya sorulur ve netleştirilir; netleşmeden onay verilmez.
- Satıcı şartları tek tek yazarak sipariş onayını alıcıya gönderir.
- Alıcı onayı kontrol eder; itirazı varsa yazılı bildirir, yoksa süreç proforma fatura ve sözleşme adımlarıyla devam eder.
Aşamaların sırası ve belge adları firmadan firmaya değişebilir; önemli olan şartların yazılı teyit edilmesidir.
Örnek
Türkiye'deki bir mobilya üreticisi, yurt dışındaki bir alıcıdan verdiği teklife dayanan sipariş alıyor. Siparişte teslim yeri teklifteki gibi yazılmış, ancak ödeme koşulu eksik. Üretici, ürün kalemlerini, teslim şeklini ve ödeme koşulunu açıkça yazdığı bir sipariş onayı gönderiyor ve alıcıdan yazılı teyit istiyor. Böylece üretime başlamadan önce iki taraf da aynı şartları görüyor.
Dikkat edilecekler
- Tekliften sapmayın. Sipariş onayındaki fiyat, teslim şekli ve ödeme koşulu teklifle uyuşmalı; fark varsa nedenini yazın.
- Teslim noktasını ve Incoterms sürümünü yazın. Yalnızca kısa bir kod belirsizlik bırakır; teslim noktası ve sürüm açık olmalıdır.
- Bağlayıcılığı varsaymayın. Siparişin kabulünün hukuki sonucu ülkeye ve sözleşmeye göre değişir; önemli siparişlerde hukukçunuza danışın.
- Ödeme koşulunu açık bırakmayın. Yeni alıcıda güvence yöntemini onayda da yazın; ayrıntı için ihracatta tahsilat güvenliği yazısına bakın.
- Sipariş onayını proforma fatura sanmayın. Proforma fatura resmî fatura değildir ve ayrı hazırlanır; iki belge birbirinin yerine otomatik geçmez.
Sık sorulan sorular
Sipariş onayı nedir?
Sipariş onayı, satıcının alıcıdan gelen siparişi kabul ettiğini ürün, miktar, fiyat, teslim şekli ve ödeme koşulu gibi şartlarla yazılı olarak doğruladığı belgedir.
Sipariş onayı ile teklif arasındaki fark nedir?
Teklif, satıcının fiyat ve şartları alıcıya bildirdiği belgedir. Sipariş onayı ise alıcı teklife dayanarak sipariş verdikten sonra, satıcının siparişi kabul ettiğini teyit ettiği belgedir.
Sipariş onayı ile proforma fatura aynı şey midir?
Hayır. Proforma fatura teklifin fatura biçimindeki ön halidir ve resmî fatura değildir. Sipariş onayı ise siparişin kabulünü ve şartlarını teyit eder; ikisi sürecin farklı adımlarıdır.
Sipariş onayı zorunlu mudur?
Zorunluluğu mevzuata ve taraflar arasındaki sözleşmeye göre değişir. Pratikte şartları yazılı teyit etmek için sık kullanılır; kendi durumunuz için hukukçunuza danışın.
İlgili terimler
- Teklif: Satıcının ürün, fiyat ve satış şartlarını alıcıya yazılı olarak bildirdiği belgedir.
- Proforma Fatura: Satıcının sevkiyattan önce gönderdiği, fiyat ve koşulları gösteren ön belge; resmî fatura değildir.
- Satış sözleşmesi: Satıcı ile alıcının ürün, fiyat, teslim ve ödeme şartlarını yazılı olarak bağladığı belgedir.
- Ticari fatura: Satıcının sattığı malı, miktarını, fiyatını ve satış şartlarını alıcıya bildirdiği kesin satış belgesi.
- RFQ: Alıcının bir ürün için satıcıdan fiyat ve satış koşullarını yazılı olarak istemesidir.
- MOQ: Satıcının bir siparişte kabul ettiği en düşük miktardır.
- Teklif geçerlilik süresi: Fiyat teklifinin hangi tarihe ya da süreye kadar geçerli olduğunu belirten ifade.
Kaynak: İhracat Kulübü, İhracat fiyat teklifi nasıl hazırlanır? (teklif, proforma fatura ve sözleşme ilişkisi); ITA (trade.gov), Pro forma invoice (genel bilgi)
Not: Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat ve uygulamalar değişebilir. Lütfen bilgilerin doğruluğunu resmî kaynaklardan kontrol edin, gerekli konularda hukuk müşaviri, gümrük müşaviri ve mali müşavir gibi uzmanlardan destek alın.